Information sur le Code de protection des renseignements

En mars 2001, le Code de protection des renseignements personnels du Programme des services aux familles des militaires (le Code) a été diffusé à tous les centres de ressources pour les familles des militaires.
 
Le Centre de ressources pour les familles de militaires de Petawawa (CRFMP) a adopté ce code. Il a pour objet de guider le CRFMP dans sa façon d’assurer la protection des renseignements personnels des militaires de la Force régulière/Réserve des Forces canadiennes (FC) et de leur famille. Il sert également à établir les normes régissant la collecte et l’utilisation des renseignements personnels par le CRFMP.
 
La présente brochure explique les pratiques du CRFMP en matière de collecte, de protection, d’utilisation, de partage et de conservation des renseignements personnels et vous aide à décider si vous devez permettre au CRFMP de recueillir certains renseignements qui vous concernent, vous et votre famille.
 
Le CRFMP adhère aux 10 principes suivants du Code
 
Responsabilité : Le CRFMP est entièrement responsable de la tenue et de la protection du registre des renseignements personnels qu’il a en sa possession. La directrice exécutive (DG) est chargée de voir à ce que le CRFMP respecte les 10 principes de protection des renseignements personnels.

Détermination des fins de la collecte des renseignements : Les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis sont clairement établies. Les clients peuvent obtenir des renseignements à cet égard au moment de les fournir ou par la suite. En tout temps, les clients peuvent demander à ce que leurs renseignements personnels ne soient pas utilisés. Nous respectons pleinement le droit des clients à la protection de leurs renseignements personnels.

Consentement : Le CRFMP recueille, utilise et communique des renseignements personnels seulement après en avoir informé la personne concernée et reçu son consentement, à moins d’une circonstance spéciale précisée dans le Code. Le consentement peut être donné de vive voix, par écrit ou par voie électronique, selon le cas. Nous ferons des efforts raisonnables afin de nous assurer que nos clients comprennent comment leurs renseignements personnels seront utilisés.

Limites de la collecte : On ne doit recueillir que les renseignements nécessaires aux fins précisées. Dans les formules d’inscription normalisées, nous nous limitons à demander les renseignements personnels nécessaires.

Limite de l’utilisation, de la communication et de la conservation : On ne doit pas utiliser, communiquer ou conserver des renseignements confidentiels concernant les clients à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis. A moins que ce soit exigé ou que la loi le permette, nous n’utilisons ni ne communiquons de tels renseignements à des fins autres que celles prévues sans avoir reçu au préalable le consentement du client. Nous ne conservons pas les renseignements personnels au-delà du délai nécessaire à l’atteinte des fins auxquelles ils ont été recueillis.

Exactitude : Le CRFMP fait des efforts raisonnables afin de s’assurer que les renseignements personnels conservés sont exacts, complets et à jour. Nous les mettons à jour au besoin selon les fins auxquelles ils ont été recueillis. Nous respectons le droit des clients de nous fournir de l’information à jour.

Mesures de sécurité : La sécurité des renseignements des clients est une question prise au sérieux par le CRFMP. Nous faisons des efforts raisonnables afin de protéger ces renseignements.

Transparence : Les clients du CRFMP doivent savoir que l’information sur nos politiques et nos pratiques relativement à la gestion de leurs renseignements confidentiels est toujours à leur disposition. Si vous avez des inquiétudes, veuillez nous en faire part immédiatement afin que nous puissions prendre les mesures nécessaires à cet égard ou vous expliquer plus en détail nos politiques et nos procédures.

Accès aux renseignements personnels : Les clients, en tout temps, peuvent demander d’être informés de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de leurs renseignements personnels. Ils peuvent avoir accès à ces renseignements, à moins que ceux-ci ne soient soumis à une interdiction ou à une exemption en vertu du Code. Les clients peuvent, en tout temps, contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements qui les concernent, et y faire apporter les corrections nécessaires en transmettant les instructions  écrites pertinentes par fax ou autres moyens à l’attention de la DG du CRFMP.

Possibilité de porter plainte pour non-respect des principes : Si vous avez des préoccupations, des plaintes ou des suggestions relativement aux 10 principes ci-dessus, ou relativement au respect des ces principes par le CRFMP, sachez que nous sommes en mesure de donner suite à vos requêtes. Pour de plus amples informations sur les procédures de plainte, contactez la DG du CRFMP au (613) 687-1641. 

Le CRFMP a comme politique de protéger tous les renseignements personnels en sa possession.
 
Une copie du Code de protection des renseignements personnels est mise à votre disposition aux quatre locations du CRFMP.